Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrages bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an einem sicheren, wirtschaftlichen und störungsfreien Betrieb der Gerätelandschaft gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit die Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis erfolgt, findet ergänzend § 26 BDSG Anwendung. Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken findet nicht statt: Die Daten werden nicht für das Training von KI- oder Machine-Learning-Modellen genutzt, nicht zu Werbe- oder Analysezwecken ausgewertet und nicht an Dritte verkauft. Es findet weder Profiling im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO noch eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO statt. Insbesondere erfolgt keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Welche Stelle als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig wird, richtet sich nach dem gewählten Betriebsmodell (siehe Abschnitt „Betrieb & Hosting"). Sofern das Hosting bei der IONOS SE erfolgt, wird IONOS als Unterauftragsverarbeiter für die Bereitstellung der Serverinfrastruktur eingesetzt. SequiSoft GmbH hat mit der IONOS SE einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) geschlossen, der die Hosting-Leistungen in den Varianten 1 und 3 abdeckt, in denen SequiSoft GmbH die Instanz verwaltet. Betreibt ein Kunde oder Systemhauspartner die Instanz in einem eigenen IONOS-Konto (Variante 2 oder eigenverantwortliches Hosting), muss der jeweilige Verantwortliche bzw. Auftragsverarbeiter einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag mit IONOS abschließen. Die Serverinfrastruktur wird ausschließlich in Rechenzentren der IONOS SE in Deutschland betrieben (Standorte Berlin und Baden-Baden). Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt. Eine Nutzung der Daten zu eigenen Zwecken der beteiligten Verarbeiter, insbesondere zu Werbe- oder Analysezwecken, erfolgt nicht. Ein aktuelles Verzeichnis der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter wird von SequiSoft GmbH geführt und ist auf Anfrage unter dsgvo@sequisoft.com erhältlich.

SimpleClicks stellt eine Webserviceschnittstelle auf Basis von SOAP/WSDL bereit, über die das Warenwirtschafts- bzw. ERP-System des betreuenden Systemhaus-/Fachhandelspartners Daten aus der Serverinstanz abrufen kann. Abgerufen werden je nach Implementierung insbesondere Gerätestammdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Zählerstände, Verbrauchsmaterialstände, Standort- und Kontaktdaten sowie Störmeldungen. Der Abruf erfolgt TLS-verschlüsselt über HTTPS mit einem eigenen Schnittstellenkonto. Welche Datenfelder tatsächlich übernommen und wie sie im ERP-System weiterverarbeitet werden, bestimmt allein der jeweilige ERP-Hersteller bzw. Systemhauspartner durch seine Implementierung; SequiSoft GmbH hat darauf keinen Einfluss und keine Kenntnis über den konkreten Umfang im Einzelfall.

Neben den technischen Gerätedaten werden vom Verantwortlichen gepflegte organisatorische Daten auf der Serverinstanz gespeichert. Dazu gehören die vollständigen Anschriften der Kundenstandorte einschließlich Gebäude-, Abteilungs- und Raumangaben sowie die E-Mail-Adressen der Personen, die Benachrichtigungen über Störungen, Materialbedarf oder Schwellwertüberschreitungen erhalten sollen. Diese Angaben werden über die Weboberfläche erfasst, TLS-verschlüsselt an die Serverinstanz übertragen und dort gespeichert. Sie dienen ausschließlich der Zuordnung von Geräten zu Standorten, der Disposition von Service- und Materialleistungen sowie der gezielten Zustellung von Benachrichtigungen und werden nicht zu anderen Zwecken verwendet.

Zur Nachvollziehbarkeit von Störungen und Fehlfunktionen können aus SimpleClicks heraus Logdateien erstellt werden. Diese erfassen Systemvorgänge, Synchronisationsereignisse und Fehlermeldungen und werden im Supportfall an SequiSoft GmbH übermittelt, um die Problemfälle zu analysieren. Sämtliche in den Logdateien enthaltenen E-Mail-Adressen — insbesondere die Adressen der Benachrichtigungsempfänger — werden dabei bereits vor der Übertragung automatisch durch Platzhalter (X) unkenntlich gemacht, sodass die konkreten Empfängeradressen für SequiSoft GmbH nicht erkennbar sind. Die Logdateien dienen ausschließlich der technischen Fehleranalyse. Die Aufbewahrung erfolgt größenbasiert: Die maximale Loggröße ist in der Software konfigurierbar; wird die eingestellte Größe erreicht, rotieren die Dateien automatisch über fortlaufende Nummerierungen (Log 1, Log 2, Log 3, …), sodass auch ältere Vorgänge für spätere Fehleranalysen nachvollziehbar bleiben. Da die Inhalte ausschließlich technische Systeminformationen und ausschließlich maskierte E-Mail-Adressen enthalten, hat diese größenbasierte Aufbewahrung keinen datenschutzrechtlichen Bezug. Eine darüber hinausgehende Auswertung, insbesondere ein Personenbezug über die maskierten Adressen hinaus, findet nicht statt. Die im Supportfall an SequiSoft GmbH übermittelten Logdateien werden dort unbegrenzt aufbewahrt. Da sie ausschließlich technische Systeminformationen und bereits maskierte, nicht rückzuordnende E-Mail-Adressen enthalten, ist darin kein personenbezogener Datum im Sinne der DSGVO enthalten; eine datenschutzrechtliche Aufbewahrungsfrist oder Löschpflicht besteht daher nicht.

Vertraulichkeit wird durch dedizierte Serverinstanzen je Auftraggeber, rollenbasierte Zugriffskontrolle der Weboberflächen, die Trennung von fachlichem Frontend-Zugriff (Fachhandelspartner) und rein systemtechnischem Administrationszugriff (SequiSoft GmbH), individuelle Dienstkonten für die Agent-Server-Kommunikation und die Beschränkung des administrativen Zugriffs auf benannte Mitarbeitende sichergestellt. Integrität und Vertraulichkeit während der Übertragung werden durch durchgängige TLS-Verschlüsselung sämtlicher Verbindungen über öffentliche Netze gewährleistet; wo die Geräte es unterstützen, wird SNMPv3 mit Authentifizierung und Verschlüsselung eingesetzt. Verfügbarkeit und Belastbarkeit werden durch den Betrieb in einem zertifizierten Rechenzentrum und die Überwachung der Datenzustellung mit automatischer Warnmeldung bei ausbleibenden Agentdaten sichergestellt. Die Weboberfläche verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Mechanismen zur Authentifizierung; es werden weder Tracking- noch Web-Analytics-Cookies eingesetzt, und es findet keine Einbindung Drittanbieter-Cookies statt. Der am Kundenstandort betriebene Agent ist nicht Gegenstand der Zugangssicherheit, da er ohne eigene Benutzeroberfläche ausschließlich lokal im Netzwerk des Verantwortlichen kommuniziert. Der Agent Manager bietet optional die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung an der Management-Oberfläche; diese betrifft ausschließlich die Zugriffssicherung auf die Verwaltungsoberfläche der jeweiligen Instanz und ist nicht Teil des übergreifenden Datenverarbeitungs-Konstrukts. Datensicherung erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung kundenindividuell: der Verantwortliche kann die Sicherung entweder auf einen eigenen, vom Kunden bereitgestellten Speicherort (Storage) oder auf den IONOS-Storage von SequiSoft GmbH konfigurieren lassen. Sowohl das Backup-Intervall als auch die Aufbewahrungsdauer der Sicherungskopien werden durch den Verantwortlichen festgelegt und sind damit je Installation individuell vereinbart. Eine einheitliche Vorhaltezeit wird von SequiSoft GmbH nicht vorgegeben. Eine Protokollierung administrativer Systemzugriffe durch SequiSoft GmbH auf die Kundeninstanz findet nicht statt, da der administrative Zugriff ausschließlich über die Infrastruktur des Hosting-Providers (IONOS) erfolgt und dort eine entsprechende Protokollierung nicht verfügbar ist; die administrative Tätigkeit ist stattdessen durch die Beschränkung auf benannte Mitarbeitende sowie durch bestehende Verschwiegenheitsverpflichtungen organisatorisch abgesichert. Eine separate Verschlüsselung ruhender Daten auf Datenträgerebene wird nicht vorgehalten; der Schutz ruhender Daten ergibt sich aus der mandantengetrennten Einzelinstanz je Auftraggeber, der Zugriffskontrolle auf System- und Anwendungsebene sowie der physischen und infrastrukturellen Absicherung der IONOS-Rechenzentren.

Tritt ein Sicherheitsvorfall auf, der zum Verlust, zur unrechtmäßigen Löschung oder zur unrechtmäßigen Offenlegung personenbezogener Daten führt (Datenpanne), informiert SequiSoft GmbH als Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich, sodass dieser seiner Meldepflicht an die zuständige Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) und ggf. der Benachrichtigungspflicht gegenüber den betroffenen Personen (Art. 34 DSGVO) fristgerecht nachkommen kann. Ist SequiSoft GmbH selbst für die Datenpanne verantwortlich — etwa bei Vorfällen in den von SequiSoft GmbH betriebenen Systemkomponenten —, obliegt SequiSoft GmbH die Erfassung, Dokumentation und Meldung des Vorfalls; zuständige Kontaktadresse für die Meldung von Datenpannen ist in diesem Fall dsgvo@sequisoft.com. In allen anderen Fällen verbleibt die Gesamtverantwortung für die Meldung beim Verantwortlichen, der die von SequiSoft GmbH bereitgestellten Informationen in seine eigene Meldeprüfung einbezieht.

Nach Art. 35 DSGVO ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Für den Einsatz von SimpleClicks liegen die dafür maßgeblichen Kriterien nicht vor: Es findet keine systematische und umfassende Bewertung persönlicher Aspekte statt, es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet, es erfolgt keine systematische Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche und keine Verarbeitung in großem Umfang im Sinne des Erwägungsgrundes 91. Verarbeitet werden ganz überwiegend gerätebezogene technische Betriebsdaten sowie eine begrenzte Zahl vom Verantwortlichen gepflegter Organisations- und Kontaktdaten. Profiling, automatisierte Einzelfallentscheidungen nach Art. 22 DSGVO sowie eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle Beschäftigter finden nicht statt; eine Verbindung zur Druckwarteschlange besteht nicht. Nach Einschätzung von SequiSoft GmbH ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung für den bestimmungsgemäßen Einsatz daher regelmäßig nicht erforderlich. Die abschließende Beurteilung obliegt dem Verantwortlichen, insbesondere wenn er SimpleClicks mit weiteren Systemen kombiniert, Geräte einzelnen Arbeitsplätzen personenscharf zuordnet oder die Liste seiner Aufsichtsbehörde („Muss-Liste") eine Folgenabschätzung vorsieht. SequiSoft GmbH unterstützt den Verantwortlichen bei einer Folgenabschätzung nach Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO mit den erforderlichen Informationen.

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Anfragen sind an den Verantwortlichen zu richten; SequiSoft GmbH unterstützt den Verantwortlichen bei der Beantwortung im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie SequiSoft GmbH unter der Datenschutz-Kontaktadresse dsgvo@sequisoft.com. Ein Datenexport über das Web-Frontend ist möglich: Benutzer mit den entsprechend vom Administrator zugewiesenen Exportrechten können die im System gespeicherten Daten — einschließlich Ansprechpartner, E-Mail-Adressen und weitere verarbeitete Daten — in einem maschinenlesbaren Format exportieren. Die Berechtigung zum Export wird rollenbasiert durch den Administrator erteilt; ohne entsprechende Rechte ist kein Export möglich.

Zur Verwaltung der Druck- und Multifunktionsgeräte wird eine Software eingesetzt, die automatisiert technische Betriebsdaten der Geräte ausliest — insbesondere Zählerstände, Füllstände von Verbrauchsmaterialien und Störmeldungen. Diese Daten dienen ausschließlich der Abrechnung, der Materialversorgung und der Störungsbehebung. Die Software ist vollständig unabhängig von der Druckwarteschlange (Spooler) der Geräte; es besteht keinerlei Verbindung zu dieser. Druckaufträge werden nicht ausgelesen, mitgelesen oder gespeichert, und es wird nicht erfasst, wer was, wann oder wo druckt. Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle einzelner Beschäftigter ist mit dem System nicht beabsichtigt und technisch nicht möglich.